Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Dzisiejszy artykuł skupia się na automatyzacjach, głównie w e-commerce, ale nie tylko… Czym tak właściwie jest automatyzacja? Od czego zacząć? Jak się do tego zabrać? Czy to w ogóle jest dla mnie? Jeżeli zadajesz sobie takie pytania, to ten artykuł będzie dla Ciebie bardzo przydatny. 😃

Automatyzacje – mogą być bardzo rozbudowane systemy, które służą do wykonywania jakiejś określonej czynności, ulepszania, automatyzowania danej linii biznesowej czy jakiegoś procesu, który mamy w naszej firmie. Dlatego sprawdzają się idealnie do powtarzalnych zadań, które nie wymagają dużej kreatywności, intuicji ani elastycznego podejścia. Na przykład, jeżeli odbywamy w naszej firmie spotkania cykliczne, to wystarczy, że utworzymy sobie automatyzację, która będzie nam przypominała o tym, że powinniśmy takie spotkanie odbyć konkretnego dnia o konkretnej godzinie. Taki prosty proces jak przypomnienie o spotkaniu w kalendarzu to już jakaś automatyzacja, która ma na celu sprawić, żebyśmy nie musieli o czymś pamiętać i zaprzątać swojej głowy dodatkowymi rzeczami, o których może za nas pomyśleć aplikacja.

Inny przykład, bardziej zaawansowany to system do rozliczania prowizji od sprzedaży. Jeżeli przykładowo współpracujemy z influencerami, możemy stworzyć system, który będzie na podstawie użycia kodu rabatowego przypisanego do danego influencera (z którym rozliczamy się przez prowizję) obliczał nam, jaki jest jego dochód za dany miesiąc. Dodatkowo będzie wysyłał do niego informację, przyjmował fakturę, informował osobę, która powinna ją opłacić, a jeżeli to nie nastąpi, będzie wysyłał e-mail z przypomnieniem, że faktura ta powinna zostać opłacona. I tutaj generalnie ogranicza nas już tylko wyobraźnia, ponieważ automatyzacje te możemy dostosowywać i rozbudowywać w sposób dowolny.

Jak automatyzacje mogą ułatwić prowadzenie e-commerce?

Czy w ogóle warto zajmować sobie głowę tym zagadnieniem? Warto, dlatego że możemy wtedy uwolnić głowę od takich rzeczy, które są przyziemne, powtarzalne a możemy zająć się rzeczami, które wymagają od nas kreatywnego podejścia, skupienia, czasu i myślenia. Nie musimy martwić się zadaniami cyklicznymi, ponieważ robi to za nas automatyzacja, co więcej, robi to dość niskim kosztem. Na pewno jest to dużo tańsze niż nasz czas, bo nasz czas zazwyczaj jest po prostu bezcenny. Dzięki automatyzacji pracownicy nie muszą wykonywać powtarzalnych czynności, które zwykle są żmudne i czasochłonne.

Oprócz tego, że zyskujemy większą efektywność operacyjną, strategiczną i kreatywną na co dzień, to eliminujemy także to, co nazywamy błędem ludzkim. Dlaczego? Dlatego, że automatyzacja działa zawsze w określony i powtarzalny sposób. To jest zarówno jej wada i zaleta, dlatego że dzisiaj już dzięki połączeniu automatyzacji i różnego rodzaju sztucznej inteligencji wykonywać takie czynności, które nie są taką stricte logiką opartą o algorytmy, o sztywne zasady. Sztuczna inteligencja jest już w stanie klasyfikować pewne rzeczy i podejmować decyzje podobne do ludzkiego mózgu. Dodatkowy plus jest taki, że automatyzacja na pewno nie bierze urlopu, nie choruje. Jest bardzo dużo zalet, jeżeli porównamy pracę człowieka, a pracę, która została zapisana w automatyzacji.

Automatyzacja to bardzo dobry sposób dla firm, które bardzo szybko się skalują, rosną, zwłaszcza w e-commerce bardzo dużo rzeczy możemy zastąpić automatyzacjami. Niekoniecznie musimy zatrudniać człowieka, który będzie obsługiwał np. faktury, kontakt z klientem, marketing itp.

E-commerce jest świetnym miejscem do tego, aby wdrożyć automatyzacje, dlatego że mamy system, który jest oparty o technologię. Mamy sklep internetowy, dużą ilość klientów, pewną powtarzalność oraz bazę produktów. Dzięki temu jesteśmy w stanie, zbierając te wszystkie rzeczy razem, zprocesować sobie bardzo dużo automatyzacji, które możemy następnie wykorzystać w naszym sklepie internetowym.

Jakie procesy biznesowe można poddać automatyzacji?

Warto zacząć automatyzację od prostszych zadań, które są już zautomatyzowane w mniejszym stopniu. Może to być na przykład generowanie przypomnień o spotkaniach, automatyczne drukowanie listów przewozowych czy tworzenie raportów analitycznych. Warto również zacząć od obszarów, które wymagają mniejszej rewolucji w firmie i mogą być łatwiej zaakceptowane przez zespół.

Marketing automation

Podstawowym procesem, do którego możesz wykorzystać automatyzację jest prowadzenie e-mail marketingu. Posiadając sklep internetowy warto zastanowić się nad wprowadzeniem newslettera – do codziennej komunikacji czy dedykowanych kampanii e-mail marketing. Narzędzia do automatyzacji umożliwią Ci stworzenie oddzielnych list klientów, do których wyślesz wysoce spersonalizowane treści i oferty.

Wykorzystanie nowoczesnych technologii w marketingu umożliwia m.in. automatyczne pozyskiwanie leadów, wysyłanie powiadomień o promocjach i rabatach, przypominanie o porzuconych koszykach czy przeprowadzanie ankietowych badań opinii.

Jak zautomatyzować obsługę klienta?

Jedną z podstawowych czynności, którą w bardzo łatwy sposób można zautomatyzować są automatyczne powiadomienia do klientów o aktualnym statusie zamówienia. Przyjmowanie zamówień czy zgłoszeń od klientów możemy w znaczny sposób sobie ułatwić np. poprzez stworzenie dedykowanych tablic. Do każdego zgłoszenia może automatycznie być przypisywana odpowiednia osoba, deadline wykonania, notatka ze zgłoszenia, dane klienta itd…

Dzięki tak zautomatyzowanym procesom, ułatwiamy pracę sobie oraz ulepszamy doświadczenia klienta.

Jak przyspieszyć obsługę zwrotów?

Oczywiście, jeżeli mówimy o e-commerce, to należy wspomnieć też o wszystkich systemach, które automatyzują logistykę, zarządzanie magazynem, alerty o dostępności produktów, czy automatyzacje służące do analizy naszych zamówień. Jeżeli sprzedajemy jakieś produkty cyklicznie, chcemy wiedzieć jak często klienci wracają do naszego sklepu i dokonują ponownie zakupu, jaka jest retencja danego produktu. To wszystko możemy analizować na podstawie właśnie takiej automatyzacji związanej z analityką danych.

Inny przykład to automatyzacja polegająca na tym, że zmiana statusu zamówienia na „zrealizowano” w naszym sklepie, wywoła automatyczne drukowanie etykiet i listów przewozowych, który wystarczy tylko oderwać ze szpuli i przykleić na naszą paczkę.

Jeżeli jesteś na etapie, kiedy musisz przepisywać dane zamówienia z jednej karty do drugiej, aby wygenerować list, to wiedz, że nie zmierzasz we właściwym kierunku. Jeżeli ten list generuje się automatycznie, ale musisz i tak pobrać go na dysk, otworzyć, kliknąć drukuj i poczekać aż się wydrukuje, to wiedz, że to nie jest idealne rozwiązanie. Możesz to zautomatyzować w taki sposób, że właściwie list będzie drukował się jednym kliknięciem, czyli w skali dnia, tygodnia, miesiąca czy roku daje nam to kilka lub kilkanaście godzin oszczędności czasu na takiej jednej rzeczy, jaką jest drukowanie listu przewozowego.

Jeśli w Twojej firmie obsługa zamówień trwa zbyt długo lub po prostu chciałbyś ją zautomatyzować i przyspieszyć ten proces, sprawdź nasze rozwiązanie – system do obsługi zwrotów. Chcąc przyspieszyć działanie naszego sklepu e-commerce oraz pracę konkretnych pracowników, stworzyliśmy własny system, dzięki któremu teraz cały proces obsługi zamówienia trwa 2 minuty 😃

Zarządzanie zadaniami

Zarządzanie sklepem internetowym wcale nie jest tak proste jakby się wydawało. Dlatego właśnie podstawa to odpowiedni system do zarządzania pracą i zadaniami pracowników. Dziś takie narzędzia nie są czymś rzadkim, jednak warto skupić się na takim narzędziu, które da nam najwięcej korzyści, między innymi właśnie możliwość automatyzacji. W appstar na codzień korzystamy z monday.com. Z doświadczenia możemy stwierdzić, że naprawdę zmieniło to naszą pracę, jej zorganizowanie i efektywność o 180 stopni 😀

Co więcej, narzędzie to bardzo dobrze współgra z innymi. Dzięki temu mamy bardzo łatwy dostęp do danych takich jak synchronizacja stanów magazynowych, dane o produktach, klientach, pracownikach, zamówieniach i wiele wiele innych… To wszystko w jednym miejscu. Posiadanie tego typu narzędzi ma ogromne znaczenie, jeśli chodzi o ułatwienie codziennego działania pracowników.

Automatyczne planowanie i publikacja postów w mediach społecznościowych

Media społecznościowe są kluczowe jeśli chodzi o marketing w dzisiejszych czasach. Jak w tym przypadku wykorzystać automatyzację? Na przykład korzystając z narzędzi do automatycznej publikacji contentu na profilu. Wystarczy przygotować i zaplanować post z wyprzedzeniem a aplikacja automatycznie doda go w określonym dniu o określonej godzinie i na wybrane kanały. Dzięki takim narzędziom jak np. Feedhive, możesz stworzyć plan publikacji i nie martwić się pustkami na profilu np. podczas urlopu 😉

Jeśli zastanawiasz się, jak działają narzędzia tego typu – zajrzyj do naszego posta w tym temacie ➡️ FeedHive – automatyczne dodawanie treści na SM

Jakie są koszty wdrożenia automatyzacji?

Wdrażanie procesów automatyzacji wymaga zaangażowania czasowego i finansowego, ale jest to najlepsza inwestycja w przyszłość. Koszty narzędzi, które wspierają automatyzację, są zazwyczaj niewielkie i zależą od skali i złożoności projektu. Istnieje wiele narzędzi no-code lub low-code, które nie wymagają umiejętności programistycznych. Jednak warto również wziąć pod uwagę koszty szkolenia i utrzymania zespołu odpowiedzialnego za automatyzację.

Ważne jest również przekonanie zespołu do zmian i postawienie na budowanie procesów. Przejście na automatyzację może być czasami trudne i wymagać pewnej zmiany podejścia. Warto zacząć od prostszych automatyzacji, które przynoszą natychmiastowe korzyści i stopniowo dalej się rozwijać.

Automatyzacja w e-commerce to naprawdę niezwykle przydatne narzędzie, które może znacznie usprawnić i ulepszyć pracę Twoją i Twoich pracowników. Warto się jej podjąć, ale należy to zrobić w sposób przemyślany i zrozumieć związane z tym koszty i wyzwania. Automatyzacja może przynieść wiele korzyści, takich jak uwolnienie czasu i zasobów, eliminację błędów, redukcję kosztów i poprawę efektywności działań.

Jeżeli masz pomysły na automatyzację w swoim e-commerce, warto poszukać narzędzi, które ułatwią Ci to zadanie. Jeśli wiesz, co chciałbyś usprawnić, ale potrzebujesz przy wdrożeniu automatyzacji procesów lub jeśli sam nie jesteś pewien, co można by zautomatyzować w Twojej firmie – skorzystaj z darmowej konsultacji, postaramy się pomóc 😃