Narzędzie do zarządzania pracą – podstawa efektywności

Pierwsze pytanie, jakie musisz sobie zadać brzmi „jakie narzędzie będzie odpowiednie dla Twojego zespołu?”. Czego potrzebujesz Ty i Twoi pracownicy do codziennej pracy? Jakie procesy są wykonywane w Twojej firmie? Czy potrzebujesz systemu, w którym będziesz współpracować z innymi firmami lub klientami? Warto wiedzieć, że nie wszystkie popularne narzędzia, takie jak Trello, Jira czy Asana, nadają się do zarządzania zespołami e-commerce. W tej branży mamy do czynienia z dużą dynamiką i koniecznością szybkiego wykonywania zadań. Nie zawsze mamy również jednolity poziom kompetencji w zespole – programista może mieć trudności z porozumieniem się z osobą, która obsługuje klienta, a ta z kolei może nie do końca zrozumieć potrzeby działu marketingowego.

Zarządzanie zespołem bez takiego narzędzia jest możliwe, ale dlaczego utrudniać sobie pracę? Dlaczego eksponować się na ryzyko błędów interpretacji zadań i nieterminowego ich wykonania?

Dlatego ważne jest wykorzystanie odpowiedniego narzędzia do zarządzania zespołem e-commerce. Jednym z takich narzędzi, które polecam, jest monday.com, dlatego, że sam stosuję je w prowadzeniu swojego sklepu internetowego i innych projektów. Co ważne, jest to narzędzie wszechstronne, modyfikowalne i można je dostosować do indywidualnych potrzeb i specyficznych projektów. Dzięki temu, nawet jeśli początkowo nie weźmiemy pod uwagę wszystkich aspektów, bez problemu w późniejszych etapach można ten system modyfikować i działać dalej.

Jednym z największych atutów korzystania z narzędzi do zarządzania zespołami jest automatyzacja zadań powtarzalnych. W branży e-commerce mamy wiele takich zadań – sprawdzanie poprawnego funkcjonowania sklepu, przygotowanie raportów marketingowych, spotkania zespołowe. Dzięki narzędziom takim jak monday.com możemy zaplanować te zadania cykliczne i przypisać je do konkretnych osób. Każdy w zespole ma widoczność nad przypisanymi mu zadaniami, a także możliwość komunikacji z innymi członkami zespołu w ramach danego zadania.

Jak skutecznie zarządzać komunikacją w zespole?

Zarządzanie pracą i komunikacją tak naprawdę w każdej branży może być wyzwaniem, szczególnie gdy dotyczy to zarządzania zespołem. Często zdarza się, że informacje są rozproszone, a komunikacja trudna do utrzymania. Dlatego warto zastanowić się nad narzędziami, które ułatwią zarówno organizację pracy jak i przepływ informacji, ponieważ obydwie te kwestie są ze sobą ściśle związane.

W tej kwestii monday.com również się sprawdzi. Wszystkie niezbędne informacje są dostępne w jednym miejscu, co ułatwia pracę zarówno managerom, jak i członkom zespołu. Dzięki temu można uniknąć rozproszenia uwagi i ciągłego pytania o to, czym się kto zajmuje. Każdy z pracowników ma przypisane do siebie zadania czy też pod-zadania przy obszerniejszych działaniach, ich deadline, priorytet, status (np. „do zrobienia”, „w trakcie” czy „gotowe”). Wszystkie kolumny w tablicach można dowolnie modyfikować, dzięki czemu cały system może być spersonalizowany pod Twoje potrzeby. Narzędzie to ma naprawdę sporo przydatnych funkcji, które można wykorzystać dosłownie w każdym biznesie.

Co więcej, komunikację znacznie ułatwia możliwość dodawania aktualizacji do konkretnych zadań, dzięki czemu w łatwy sposób – poprzez oznaczenie wybranej osoby, możemy skonsultować pracę z innym członkiem zespołu. Ten automatycznie otrzyma powiadomienie, dzięki czemu szybciej otrzymamy pomoc, której w danym momencie potrzebujemy. Zadanie wykonane? Zmień status zadania na „czeka na opinię” a odpowiednia osoba otrzyma powiadomienie i sprawdzi wykonaną przez Ciebie robotę 😃

Warto dołączyć do tego narzędzia wewnętrzny komunikator, na przykład Slack. To ważne, aby nie rozpraszać się, korzystając z tych samych komunikatorów, które używamy prywatnie. Wydzielenie przestrzeni dla komunikacji firmowej pozwala zachować porządek i uporządkować przepływ informacji.

Połączenie zarządzania zadaniami za pomocą narzędzi takich jak monday i komunikacji za pomocą na przykład Slack’a może stanowić kompleksowe rozwiązanie problemu komunikacji między pracownikami. Pracownicy mogą widzieć przypisane do nich zadania na dany dzień w zakładce „Moja praca” i organizować się zgodnie z nimi. Dzięki temu każdy wie, za co jest odpowiedzialny i jakie zadania ma do wykonania, nawet gdy przełożony jest „out of office”. Praca całego zespołu staje się bardziej efektywna i płynna.

Warto zauważyć, że te narzędzia nie są wprowadzane po to, aby kontrolować pracowników, lecz mają na celu usprawnić przepływy pracy i informacji w firmie oraz skuteczniej realizować zadania. Dają one możliwość planowania pracy z wyprzedzeniem, uniknięcia rozproszenia uwagi i bezpośredniego dostępu do niezbędnych informacji.

Jeśli nie korzystasz jeszcze z żadnych narzędzi do zarządzania pracą i komunikacją w swoim e-commerce, zachęcam do przetestowania takiego narzędzia jak monday.com. Istnieje możliwość wypróbowania innych opcji, na przykład Trello czy Asana, i znalezienia odpowiedniego rozwiązania dla swojego zespołu. Ważne jest, aby zacząć wprowadzać narzędzia już na początku, nawet jeśli pracujesz sam, aby usprawnić swoją pracę i przyszłe zarządzanie zespołem. Dzięki narzędziom do zarządzania pracą i komunikacją w e-commerce będziesz miał spokojną głowę, będąc na bieżąco z procesami w firmie.

Masz już odpowiednie narzędzie – co dalej?

Przeorganizowanie zadań w zespole może być skomplikowanym wyzwaniem. Jeśli masz już odpowiednie narzędzie, czas na działanie. Aby stworzyć dedykowane do odpowiednich zadań tablice, musisz zadać sobie pytania – jakie zadania wykonują moi pracownicy? Z kim współpracujemy? Jak działamy? Kto wykonuje dane zadania? Kto powinien mieć dostęp do konkretnych tablic? Pytań jest wiele, ale warto odpowiedzieć sobie na nie już na początkowym etapie wdrażania systemu.

Jak podzielić pracę zespołu e-commerce?

Dobra organizacja zespołu e-commerce jest kluczem do efektywnej pracy. Warto podzielić zadania na różne grupy, przypisać je do konkretnych osób i wyznaczyć terminy realizacji. Dyskusje na temat każdego zadania powinny być prowadzone na bieżąco. Zarządzanie zespołem e-commerce jest często niedoceniane, ale wdrożenie odpowiednich narzędzi może znacznie podwyższyć produktywność i efektywność pracy zespołu i w efekcie całej organizacji.

Najczęściej występujące zadania to zadania operacyjne związane z logistyką, takie jak zatowarowanie, kontrola dostaw i utrzymanie platformy sprzedażowej. Jednak nie można zapominać o istotnej roli jaką odgrywa marketing w e-commerce. W ramach tego obszaru można wyodrębnić wiele podgrup, takich jak marketing automation, tworzenie newsletterów, kampanie sprzedażowe, zarządzanie ruchem płatnym i ruchem organicznym, a także tworzenie wartościowego contentu.

Ważne jest, aby pamiętać, że charakterystyka zespołu e-commerce może się różnić w zależności od branży, wielkości zespołu i klientów. Dlatego warto eksperymentować z różnymi narzędziami i podziałem zadań, aby znaleźć optymalne rozwiązanie. Ważne jednak, żeby docelowo ograniczyć się do jednego narzędzia. Wyobraź sobie sytuację, kiedy każda osoba w organizacji, w zależności od swoich obowiązków, będzie korzystała z innego narzędzia… Przyniesie to raczej efekt odwrotny od zamierzonego i wprowadzi jeszcze większy chaos. Dlatego uniwersalność i możliwość dostosowania narzędzia do konkretnych potrzeb, które daje monday.com jest ogromnym plusem.

Wprowadzanie odpowiednich narzędzi ułatwia również implementację procesów. Automatyzacja i technologia są nierozerwalnie związane z procesami, a posiadanie narzędzia takiego jak monday daje możliwość elastycznego dostosowania ich do indywidualnych potrzeb firmy.

Istotne jest również, aby wprowadzić w swojej firmie podejście procesowe, nawet jeśli na początku są one proste lub niecałkowicie optymalne. Procesy można modyfikować i udoskonalać na bieżąco. Kluczem jest wykorzystanie technologii i automatyzacji, które mogą wspomagać efektywną pracę zespołu.

Zarządzanie zespołem e-commerce bez odpowiedniego narzędzia może być wyzwaniem, dlatego wprowadzenie takich systemów do firmy naprawdę może zmienić jej funkcjonowanie o 180 stopni. Wdrożenie takiego systemu oczywiście nie trwa jeden dzień. W niektórych przypadkach największą trudnością jest przekonanie członków zespołu do zmiany. Jest to normalne przy wdrażaniu każdego nowego systemu. Jeśli jednak planujesz się rozwijać, skalować swój biznes, zatrudniać nowych pracowników, dodawać nowe działy w firmie itd. – dobre narzędzie do zarządzania projektami, pracą, obsługą klienta i komunikacją jest naprawdę kluczowe, nie tylko jeśli chodzi o codzienną pracę, ale też o przyszłe działanie Twojej firmy.

Zarówno z monday.com jak i Slack korzystamy w naszej firmie na codzień, dlatego właśnie je polecamy w tym artykule. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Monday’a. Wdrażamy system u naszych klientów, personalizujemy funkcje, tworzymy integracje… Wiemy, że praca z nowym narzędziem często jest trudna a użytkownicy często nie wykorzystują przydatnych i ułatwiających pracę funkcji. Dlatego też organizujemy szkolenia dla zespołów, podczas których uczestnicy poznają ten system oraz możliwości, jakie ono daje.

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu tego systemu, jego personalizacji, stworzenia automatyzacji i integracji z innymi platformami – jesteśmy tu, aby Ci pomóc. Sami ciągle wdrażamy przydatne funkcje zarówno u siebie jak i u naszych klientów.