Automatyzacje – są to systemy, które służą do wykonywania jakiejś określonej czynności, ulepszania, automatyzowania danej linii biznesowej czy jakiegoś procesu, który mamy w naszej firmie. Mogą to być rozbudowane systemy, ale może być to także zwykłe przypomnienie o spotkaniu… Tak naprawdę automatyzacje są wszędzie i można wykorzystać je przy wielu procesach. Sprawdzają się idealnie do powtarzalnych zadań, które nie wymagają intuicji ani elastycznego podejścia.

Obecnie jesteśmy w stanie automatyzować nawet działania kreatywne, takie jak pisanie tekstów czy analizowanie dokumentów. Na przykład, jeżeli odbywamy w naszej firmie spotkania cykliczne, to wystarczy, że utworzymy sobie automatyzację, która będzie nam przypominała o tym, że powinniśmy takie spotkanie odbyć konkretnego dnia o konkretnej godzinie. Taki prosty proces jak przypomnienie o spotkaniu w kalendarzu to już jakaś automatyzacja, która ma na celu sprawić, żebyśmy nie musieli o czymś pamiętać i zaprzątać swojej głowy dodatkowymi rzeczami, o których może za nas pomyśleć aplikacja.

Inwestycja w automatykę przede wszystkim gwarantuje zwiększenie wydajności pracy. Pozwala ona na odciążenie pracowników z powtarzalnych czynności, uniezależniając płynność działania firmy. Dlatego też, w pierwszej kolejności należy skupić się na tych aspektach, które są wykonywane regularnie, często i do których przypisany jest konkretny proces.

Zarządzanie pracą i zadaniami

Zarządzanie pracą i zadaniami poszczególnych osób czy działów w firmie to bardzo złożone zadanie. Nawet mając pod sobą kilku pracowników, zadań jest cała masa… W przypadku firmy produkcyjnej, gdzie jest ich wielu, można to już sobie tylko wyobrazić. Jak ułatwić sobie to zadanie?

Przede wszystkim potrzebujesz jednego skutecznego systemu do zarządzania pracą. Naszym klientom szczególnie polecamy narzędzie monday.com. Dlaczego? Ponieważ pozwala ono na bardzo dużą personalizację oraz integrację z innymi narzędziami.

Proces produkcji jest złożony i składa się z wielu etapów, a jego przebieg można podzielić ze względu na wiele obszarów. Na przykładzie narzędzia monday.com zaprezentujemy, w jaki sposób ułożyć i kontrolować codzienną pracę i zarządzanie projektami, zleceniami w całej firmie.

W monday.com możemy przydzielać konkretne osoby do danego projektu, założyć zadania dla każdej z nich, monitorować czas pracy pracowników nad poszczególnymi zadaniami czy komunikować się między sobą. Każde zadanie przypisujemy do konkretnej osoby (lub grupy). Każdemu możemy ustalić deadline, priorytet, datę wykonania, status , np. „gotowe”, „do sprawdzenia”, „do zrobienia” itd. (statusy można dopasować do swoich potrzeb), aktualizację (notatki), czas, linki, pliki i wiele innych elementów…

Poniżej znajdziesz bardzo uproszczony przykład tablicy na mondy.com ⬇️

Co więcej, dzięki temu wiemy, jakie zadania były konieczne do wykonania danego zlecenia, co pozwoli nam sprawniej zarządzić kolejnymi projektami. Dodatkowo, każde zadanie lub cały projekt mogą posiadać kolumnę monitorowanie czasu. Dzięki temu widzimy, ile czasu zajmuje wykonanie danego zadania, ile czasu spędziliśmy nad jednym projektem i jak przygotować zespół na kolejne zlecenia.

Bardzo przydatną funkcją jest zakładka „Moja praca”, w której każdy pracownik widzi wszystkie zadania przypisane do niego na poszczególne dni. Dzięki temu, po przyjściu do pracy nie musi zastanawiać się, co dziś powinien zrobić, co ma najwyższy priorytet i tak dalej…

Wdrożenie takiego systemu w przedsiębiorstwie wymaga oczywiście pracy i przyzwyczajenia. Najważniejszy jest jednak etap „projektowania” tego narzędzia pod własne potrzeby.

Narzędzie to pozwala na automatyczne tworzenie zadań dla całego zespołu. Co więcej, można je integrować z wieloma innymi narzędziami i tworzyć masę przydatnych automatyzacji. Na przykład?

W przypadku naszego klienta stworzyliśmy automatyzację, która codziennie rano generowała plik dla pracownika informujący o tym, jakie wykrajanie musi zrobić wraz z podziałem na materiały. Dzięki temu dokładnie wie, ile razy dany materiał wyciąć w formacie X, ile w formacie Y itd… i nie tracisz czasu na niepotrzebne zmiany materiałów i sprzętu.

Zarządzanie zapasami magazynowymi

W tym zakresie automatyzacje mogą okazać się bardzo przydatne. Zaczynając od bardziej podstawowych – gdy poziom materiału na magazynie osiągnie określony poziom, osoba odpowiedzialna za zaopatrzenie dostaje powiadomienie i nowe zadanie, aby zamówić towar i uzupełnić stany magazynowe.

Jak wykorzystać automatyzację do zarządzania zleceniami zewnętrznymi?

Jeśli masz firmę, która zamawia na przykład półprodukty… Zamawiasz je mailem, płacisz wystawioną fakturę, a kiedy odbierzesz zamówienie, dodajesz ręcznie kolejne pozycje z listy na stany magazynowe. To nie musi tak wyglądać! Możesz automatycznie generować zlecenia na półprodukty, automatycznie kontrolować faktury, a następnie również automatycznie wprowadzać te produkty do swojego systemu magazynowego. Na czym to polega? Gdy przychodzi faktura za zamówione półprodukty, wystarczy sprawdzić ich ilość i daną pozycję zaakceptować jednym kliknięciem, a zamówiony towar automatycznie pojawi się na stanie w magazynie. Dzięki temu masz zawsze aktualny wgląd we wszystkie etapy produkcji. Wiesz, co jest aktualnie zamówione, co jest w trakcie dostawy, co jest już opłacone i co znajduje się w magazynie.

Obsługa zamówień

Obsługa zamówień w firmie dystrybucyjnej często stanowi wąskie gardło ze względu na swoją czasochłonność. Ręczna realizacja tego procesu – szczególnie w sytuacji, gdy sprzedaż jest wielokanałowa – może także przyczyniać się do występowania licznych pomyłek i błędów.

Bez względu na to, ile zamówień jest realizowanych w Twojej firmie w ciągu dnia, tygodnia czy miesiąca dobry system do ich obsługi to podstawa. Nie chodzi tylko o to, aby sprawnie zarządzać zamówieniami, ale także aby móc później wyciągać z nich konkretne wnioski i ulepszać produkcję.

Choć dla niektórych wydawać się to może abstrakcyjne, są firmy, które obsługują zamówienia jedynie telefonicznie lub mailowo. Jeśli liczba zamówień jest niewielka to być może jest to w stanie funkcjonować dobrze. Jeśli jednak nasz biznes się rozwija, liczba klientów rośnie to warto wdrożyć system do realizacji zamówień, w którym będą znajdować się takie informacje jak typ i ilość zamówionych produktów, status zamówienia, dodatkowe informacje, dane o nabywcy itd… W połączeniu z odpowiednimi automatyzacjami i integracjami możemy stworzyć naprawdę sprawnie funkcjonujący, personalizowany system do obsługi zamówień.

W przypadku naszego klienta, ważne było stworzenie automatyzacji, która po złożeniu zamówienia automatycznie drukuje na produkcji całe zlecenie produkcyjne.

Jak wygląda pakowanie produktów? W jednym miejscu mamy widok na wszystkie zamówione towary wraz z ich statusem (np. wysłane, w pakowaniu, do wysłania itd..). Możliwość sortowania pozwala na widok wszystkich zamówień w realizacji na samej górze, dzięki czemu nie musimy szukać tych, które należy spakować i wysłać.

Dodatkowo, jednym kliknięciem możemy wygenerować list przewozowy. Jeśli chcąc wysłać zamówienie musisz zmieniać kartę w przeglądarce, ręcznie uzupełniać dane klienta lub wybierać punkt odbioru paczki to wiedz, że ten proces można znacznie przyspieszyć. Właściwie, można ograniczyć go do jednego kliknięcia. List wychodzi z drukarki, przyklejasz go na paczkę i gotowe. Dzięki temu zamówienie zostanie spakowane szybciej, a ilość błędów zostanie ograniczona, ponieważ list drukuje się automatycznie do tego zamówienia, które aktualnie jest pakowane.

Obsługa klienta

W jaki sposób zautomatyzować obsługę klienta w firmie produkcyjnej i dlaczego tak naprawdę warto w to zainwestować? Automatyzacja w dziale obsługi klienta może pomóc w usprawnieniu i skróceniu czasu odpowiedzi na zapytania klientów, co zapewnia lepszą obsługę i oczywiście zadowolenie klientów.

Oczywistym celem jest minimalizowanie liczby kontaktów z klientem. Dlatego ważne jest, aby dostosować treści i ścieżki kontaktu tak, aby klient nie musiał dzwonić i zadawać tych samych pytań. Podstawowym działaniem jest umieszczenie na stronie internetowej sekcji, w której każdy będzie mógł znaleźć odpowiedzi na najczęstsze pytania klientów. Dzięki temu, klient może zapoznać się ze sferą, której dotyczy jego problem lub, w najlepszym przypadku, znaleźć dla niego rozwiązanie. Ograniczymy ilość przesyłanych zgłoszeń, a sam klient uniknie dyskomfortu związanego z koniecznością kontaktowania się z firmą.

Idąc krok dalej, możemy wykorzystać sztuczną inteligencję do stworzenia własnego asystenta, która posiada najnowszą wiedzę o działaniu Twojej firmy i na tej podstawie może być 'pierwszym frontem’ w kontakcie z klientem. Najważniejsze jest to, aby uczyć „go” konkretnych informacji i przekazywać wiedzę, którą posiadamy jako firma. Utworzenie bazy wiedzy dla Twoich klientów to świetny sposób na zapewnienie im opcji obsługi w dowolnym momencie i dowolną ścieżką ich poznawania problemu. Taka baza powinna być łatwo dostępna i zawierać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Co więcej, powinna ona być aktualizowana regularnie – aby zapewnić klientom najnowsze informacje. Wtedy faktycznie jest to w stanie w praktyce działać naprawdę dobrze.

Jeśli interesuje Cię ten temat, zachęcamy do odsłuchania odcinka naszego podcastu „Obsługa klienta – jak robić to dobrze?”. Dowiesz się, jak wykorzystać technologie i dostępne narzędzia do tego, aby obsługa klienta była nie tylko szybka i przyjemna dla nabywcy, ale także aby przynosiła korzyści dla Twojej firmy.

Obsługa zwrotów

Jeśli sprzedajesz swoje produkty klientom indywidualnym, to zapewne wiesz, że reklamacje czy zwroty to jeden z głównych problemów, z jakimi dzwonią klienci. Jeśli zastanawiasz się, czy obsługę reklamacji i zwrotów można jakkolwiek usprawnić, odpowiedź brzmi: TAK. W jaki sposób? Poprzez wprowadzenie formularza elektronicznego i integrację z odpowiednimi systemami. Więcej na temat tego rozwiązania przeczytasz tutaj.

System do zgłaszania problemów przez pracowników

Błędy pojawiają się w każdej firmie, niezależnie od jej charakteru, branży czy wielkości. Czasem jest tak, że problemy występują kilka razy dziennie, a osoba odpowiedzialna za ich rozwiązanie jest zasypywana mailami i telefonami od pracowników. Ciężko w takiej sytuacji zabrać się za faktyczne zlikwidowanie błędu… Dobrym pomysłem w takiej sytuacji jest stworzenie przestrzeni, w której pracownicy mogliby zgłaszać problemy w dowolnym czasie, bez konieczności bezpośredniego lub pośredniego kontaktu. Jak to działa w praktyce?

W przypadku naszego klienta wdrożyliśmy system, w którym pracownicy mogą zgłaszać występujące na bieżąco problemy. Stworzyliśmy specjalnie dedykowaną tablicę w monday.com właśnie na takiego typu sytuacje. Każdy (lub wybrani) pracownicy mogą w dowolnym momencie dodawać zgłoszenie. Co się w nim zawiera?

• temat problemu
• szerszy opis – w aktualizacjach pracownik może dodawać większą ilość informacji, która może być przydatna dla drugiej osoby, np. czas wystąpienia problemu, zdjęcia, linki, nagranie ekranu itd..
• przypisanie osoby odpowiedzialnej – możemy przypisać odpowiednią osobę bezpośrednio do zgłoszenia lub oznaczyć w aktualizacji, dzięki czemu otrzyma ona powiadomienie i będzie mogła pomóc nam z problemem
• status zgłoszenia – tutaj istnieje duża dowolność, nazwy statusów zmieniamy na potrzeby indywidualne firmy, np. „przekazano do działu…”, „w trakcie”, „do sprawdzenia”, „rozwiązane”, „gotowe” itd.. Ważne jest, aby ustawić takie nazwy, aby były zrozumiałe dla każdego pracownika.
• priorytet – operowanie taką kolumną daje nam możliwość skupienia się w pierwszej kolejności na tych problemach, które są najważniejsze to usunięcia. Można to dodatkowo połączyć z automatyzacją, która po zmianie priorytetu np. na „krytyczne” przypisuje managera lub inną osobę do zgłoszenia, wysyła powiadomienie na komunikatorze do wszystkich lub wybranych pracowników i tak dalej… ogranicza nas tu tylko wyobraźnia.
• data – w tej kolumnie możemy umieścić datę ostatecznego rozwiązania problemu, datę jego zgłoszenia, datę zakończenia projektu, którego dotyczy dany błąd itd… Nic nie ogranicza nas do tego, aby nasze zgłoszenie zawierało wszystkie z tych dat w osobnych kolumnach 😉 Każdą tablicę można modyfikować w dowolny sposób i w dowolnym momencie. Trzeba jednak pamiętać, że musi to być zrozumiałe dla wszystkich pracowników firmy.

Tutaj możliwości jest naprawdę wiele, dzięki dobrej organizacji tablicy i wdrożeniu dodatkowych automatyzacji taki system może naprawdę wspomóc firmę w trudnych sytuacjach i usprawnić rozwiązywanie problemów.

Personalizowane automatyzacje procesów

Każda firma ma specyficzne problemy, procesy, strukturę… Co za tym idzie, ciężko o jeden system, który będzie dopasowany do każdej. Na szczęście istnieją przeróżne narzędzia i automatyzacje 😃

Klucz to tak naprawdę znalezienie problemu lub przestrzeni do doskonalenia.

Automatyzować można tak naprawdę wszystko. Nie wszystko warto – ale są procesy, których automatyzacja przyniesie ogromne korzyści. Zastanów się, na jakich rutynowych procesach Twoi pracownicy spędzają zbyt dużo czasu, ale z pewnością są też drobne zadania, które można zlecić automatyzacji.

Proponowane przez nas rozwiązania są w pełni dopasowywane do specyfiki branży, firmy oraz już istniejącej infrastruktury. Jeśli potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu takich narzędzi bądź automatyzacji, jesteśmy tu, aby pomóc 😃 Skorzystaj z darmowej konsultacji, podczas której opowiesz nam o Twojej firmie a my zaproponujemy rozwiązania odpowiednie do jej potrzeb ⬇️