Czas czytania: ok. 10 min 🕐
Zarządzanie zmianą to kluczowy element w rozwoju każdej firmy. Bez zmian przedsiębiorstwo pozostaje w miejscu, a w efekcie zaczyna się cofać. Zarządzanie przedsiębiorstwem bez wątpienia wiąże się więc z wprowadzaniem modyfikacji w zakresie organizacji pracy, metod prowadzenia projektów, wydarzeń wewnątrz organizacji czy kontaktu z klientami itd. Opór przed nowościami może pojawić się zarówno u liderów, jak i w zespołach pracy. Kluczowe jest, by umiejętnie zarządzać tymi obawami w taki sposób, aby je zniwelować, a najlepiej całkowicie wyeliminować, ponieważ skuteczność wdrażania innowacji zależy od sposobu „zaopiekowania” tymi obawami.
Przeczytaj artykuł lub obejrzyj wideo ⬇️
Wprowadzanie zmian jest konieczne a sam temat zarządzania zmianą nie jest łatwy. Może wydawać się ona trudna ze względu na bariery, które mogą się pojawić na różnych szczeblach organizacji. Dlatego istotne jest, by zidentyfikować te przeszkody i skutecznie je adresować. Traktujemy to jako jedną z najcenniejszych umiejętności w dzisiejszych realiach biznesowych, biorąc pod uwagę nieuchronność wprowadzania zmian, które przed nami stoją. W tym artykule dowiesz się, jakie są typowe bariery, jak wpływają one na proces wprowadzania zmian w organizacji i jak można z nimi efektywnie walczyć.
Pierwsza i najczęstsza przeszkoda w procesie zmiany w organizacjach ecommerce to opór pracowników. Jest to reakcja naturalna, bowiem ludzie przyzwyczajają się do ustalonych metod pracy, komunikacji i wykonania obowiązków. Sytuację komplikuje podejście przełożonych. Ci często inspirują się nowinkami branżowymi, np. na YouTube i często zapominają o konieczności przemyślanego i dostosowanego wdrożenia zmian. Takie nierozważne wprowadzanie nowości może prowadzić do zniechęcenia i uodpornienia zespołu na innowacje, co z kolei może skutkować brakiem zaangażowania i wiary w wartość zmian. Dlatego też skuteczne planowanie i wdrażanie zmian nie jest prostym zadaniem.
Kultura organizacyjna
Komunikacja i wsparcie są kluczowe przy przezwyciężaniu oporów pracowników wobec zmian. Ważne jest, aby zarząd firmy – niezależnie czy mówimy o właścicielach, dyrektorach, czy menadżerach – podchodzili do tego tematu z empatią, nie wywołując u pracowników poczucia winy czy wstydu. Postawa oskarżycielska tylko pogłębi ich opór i znacząco obniży morale zespołu.
Rola doświadczonego kierownictwa sprowadza się do właściwego zarządzania procesem zmian, które może znacznie uprościć się przy wsparciu zewnętrznego konsultanta. Konsultant spoza organizacji, nieobciążony wewnętrzną polityką firmy, może z większą łatwością dokonać obiektywnej analizy i oceny działania przedsiębiorstwa. Posiada on również często większą swobodę w doborze metod komunikacji i wdrażania innowacji. Dodatkowo, osoba z zewnątrz jest postrzegana przez pracowników jako bardziej neutralna, co może przyczynić się do skuteczniejszej realizacji wprowadzanych zmian.
Zastosowanie ekspertyzy zewnętrznego konsultanta to strategia, która może ułatwić proces adaptacji do nowych rozwiązań w organizacji, sprawiając, że zmiany przebiegną sprawniej i zostaną lepiej przyjęte przez pracowników. Uzyskanie zewnętrznego wsparcia to często inwestycja, która skraca czas wdrożenia, minimalizuje opory i pomaga otworzyć pracowników na nowe, często niezbędne dla rozwoju firmy, perspektywy.
Zmiana może dotyczyć różnych aspektów – kadry zarządzającej, podwładnych, poszczególnych procedur czy kultury organizacyjnej. Z perspektywy konsultanta w dziedzinie ecommerce i nie tylko, ważne dla mnie jest to, by zapoznać się z rzeczywistością pracowników 'u źródła’ – na magazynie, w dziale obsługi klienta – aby zrozumieć serce firmy i jej potencjał do wzrostu. Odporność na innowacje w tych kluczowych obszarach może zatrzymać rozwój firmy na określonym etapie, ponieważ firma rośnie dokładnie do tego poziomu, na który pracownicy są gotowi ją wynieść. Dlatego tak ważne jest, by odpowiednio zarządzać zmianami i kultywować kulturę otwartości na innowacje.
Zasoby i narzędzia
Wprowadzenie zmian w organizacji zawsze napotyka na trudności związane z dostępnością zasobów. Niekiedy są to ograniczenia finansowe, innym razem zasoby ludzkie lub brak dostatecznego czasu. Zmiany i innowacje wymagają określonego wkładu pracy, przygotowania personelu poprzez szkolenia oraz dostosowania istniejących procesów. Nawet jeśli nowe rozwiązania są efektywniejsze, zespół może mieć poczucie, że są one bardziej czasochłonne ze względu na konieczność przyswojenia się nowości.
Jeśli w kulturze firmy panuje niewielka tolerancja na błędy, brakuje wsparcia ze strony zarządzających, i nie ma jasnych informacji o celach oraz korzyściach zmian, to opór pracowników może wzrastać do tego stopnia, że wdrożenie nowych rozwiązań staje się niemożliwe.
Nasze doświadczenie w appstarze pokazuje, że często dopiero po wprowadzeniu kilku narzędzi lub automatyzacji, pracownicy zaczynają dostrzegać prawdziwe znaczenie zmiany i zintegrować się z nowymi rozwiązaniami. Powstaje wówczas pewna „iskra” wywołująca zaangażowanie i zrozumienie nowych procesów. Jednak aby do tego dojść, wymagane jest stworzenie warunków, gdzie zespół ma przestrzeń na adaptację, a komunikacja celów i korzyści jest konsekwentna i klarowna. Firma musi inwestować w odpowiednie zasoby i budować otwartą, wspierającą kulturę organizacyjną, która sprzyja innowacyjnym zmianom i ich efektywnemu wdrożeniu.
Kultura zmiany
Jedną z metod na zachęcenie do kultury innowacji w organizacji jest stworzenie platformy lub systemu, gdzie pracownicy mogą wyrażać swoje sugestie na temat tego, co chcieliby zmienić, ulepszyć lub uprościć. Mogą to być tradycyjne tablice w miejscach wspólnych, cyfrowe dokumenty, bądź specjalnie zaimplementowane wewnątrzfirmowe narzędzia. Taka tablica sugestii umożliwia zgłaszanie problemów oraz proponowanie rozwiązań, które posiadają możliwość oceny i komentowania przez innych pracowników – poprzez dodawanie „serduszek” czy innych znaków aprobacji, takich jak „łapki w górę”.
System oceniania sugestii nie tylko promuje zaangażowanie zespołu, ale także dostarcza kierownictwu cennych informacji o potencjalnych obszarach do poprawy, o których mogli nie wiedzieć, a z którymi pracownicy mierzą się podczas codziennej pracy. Takie narzędzie ułatwia komunikację bottom-up, czyli od pracowników niższego szczebla do zarządu, i wzmaga u pracowników poczucie, że mają realny wpływ na rozwój i kształt swojej firmy.
Otwarte i czytelne procedury zgłaszania pomysłów mogą znacznie wspomóc proces zmian, tworząc środowisko, w którym wszyscy czują się odpowiedzialni i zaangażowani w ciągłe usprawnianie działalności. Budowanie takiej kultury organizacyjnej jest niezwykle cenne dla wdrożenia długoterminowych, pozytywnych zmian, które przyniosą korzyści zarówno pracownikom, jak i całej firmie.
Wsparcie konsultantów i skuteczna komunikacja
Skuteczne zarządzanie zmianą obejmuje zmiany na poziomie personalnym, na przykład zmiany w nastrojach lub procedurach; stąd do przeprowadzenia skutecznych zmian są potrzebne umiejętności zarządzania personelem jak na przykład motywowanie. Tutaj duży udział ma przełożony, ponieważ często to osoba lidera jest główną przyczyną tego, że dana grupa pracowników nie radzi sobie z modyfikacjami czy innowacjami.
Nawet proste zmiany mogą napotkać na znaczący opór ze strony pracowników, szczególnie jeśli krąży w nich przeświadczenie, że jeśli dana zmiana zostanie wprowadzona, to utracą pracę. Taka obawa może w dużej mierze stanowić silną barierę i bez uczciwego zająć się nią oraz klarownej komunikacji, trudno myśleć o skutecznym wdrożeniu innowacji. Każda nowa zmiana przynosiłaby tylko większy strach, a opór przed nią zacieśniał swoje szeregi.
Kluczowa jest więc otwarta komunikacja i dialog z zespołem, przekazanie prawdziwych korzyści wynikających ze zmiany oraz jasne wyjaśnienie, jaki jest jej cel. Czasami pracownicy nie do końca wiedzą, co dana zmiana ma na celu. Gdy pracownicy rozumieją powody zmian i widzą, że nie zagrażają one ich pozycji w firmie, są bardziej skłonni do akceptacji i współpracy. Dlatego tak ważne jest informowanie o przebiegu zmiany (zapoznanie pracowników z procedurami, wyjaśnienie kolejnych etapy wdrażania reform, zapewnienie wsparcia), o rezultatach (czy wszyscy wiedzą jak zakończył się proces wdrażania zmian? czy pracownicy mieli możliwość oceny i pozostawienia uwag dotyczących zmian?) oraz uważne wsłuchiwanie się w to, co mówią pracownicy firmy. Informację należy także uzupełnić o korzyści, jakie odniesie grupa pracowników po tym, jak dana zmiana zostanie wprowadzona .
Zarządzanie obawami pracowników to zadanie dla menadżerów i liderów firmy, którzy powinni dążyć do stworzenia atmosfery, gdzie pracownicy czują się bezpieczni mimo realizacji działań usprawniających firmę. Wiele obaw może być niewypowiedzianych, stąd szczerość wewnętrzna i otwarta komunikacja w firmie są niezbędne dla wprowadzania innowacji.
Podsumowując, istnieją cztery podstawowe filary skutecznego wprowadzania zmian w firmie e-commerce i nie tylko. To skuteczna komunikacja, zaangażowanie liderów, zabezpieczenie odpowiednich zasobów oraz budowanie kultury organizacyjnej, która jest otwarta na zmiany. Wspierając te aspekty, organizacja może skutecznie ewoluować wzrastając innowacyjność i wykorzystywać coraz szersze spektrum nowych narzędzi i możliwości. Warto pokonać wszelkie wewnętrzne opory, by firma mogła nieustannie się rozwijać, nie pozostając w tyle za dynamicznym środowiskiem cyfrowej gospodarki. Jeśli wcześniej wprowadzona innowacja nie przyniosła oczekiwanych rezultatów, nie należy się poddawać. Może warto spróbować jeszcze raz, tym razem z bardziej metodycznym podejściem i odpowiednim kierunkowaniem procesu zmian.
