Wstęp i opis sytuacji początkowej

Nasz klient, właściciel dużego sklepu specjalizującego się w sprzedaży kawy, stanął przed wyzwaniem związanym z zarządzaniem datami ważności produktów. Z uwagi na asortyment liczący kilka tysięcy pozycji, ręczne monitorowanie terminów przydatności do spożycia stało się bardzo czasochłonne i podatne na błędy. Sytuacja ta nie tylko zwiększała ryzyko strat finansowych związanych z przeterminowanymi produktami, ale mogła też potencjalnie wpływać na satysfakcję klientów i reputację sklepu.

Jak wdrażaliśmy automatyzację?

Proces wdrożenia automatyzacji rozpoczęliśmy od dogłębnej analizy istniejących procedur i identyfikacji kluczowych punktów, w których można było wprowadzić usprawnienia. Na tej podstawie opracowaliśmy zintegrowany system, który w sposób znaczący usprawnił zarządzanie datami ważności. Główne elementy wdrożonego rozwiązania obejmowały:

• Integrację z programem do fakturowania, umożliwiającą łatwe wprowadzanie dat ważności dla każdej partii produktów już na etapie przyjęcia towaru na magazyn.
• Automatyczne wyświetlanie informacji o dacie ważności na stronach produktowych, zwiększając świadomość klientów przed dokonaniem zakupu.
• System powiadomień informujący o zbliżającym się terminie przydatności do spożycia, bazujący na indywidualnie określonych przez klienta kryteriach biznesowych.
• Możliwość szybkiego oznaczania produktów jako „OUTLET” bezpośrednio w systemie, co pozwala na efektywne zarządzanie zapasami zbliżającymi się do końca okresu przydatności.

Jakie efekty automatyzacja przyniosła firmie po wdrożeniu?

• Znaczne zmniejszenie czasu poświęcanego na ręczne sprawdzanie i aktualizowanie dat ważności produktów.
• Minimalizacja ryzyka sprzedaży przeterminowanych produktów, co przełożyło się na zwiększenie bezpieczeństwa konsumentów i ochronę reputacji sklepu.
• Optymalizacja zarządzania zapasami poprzez możliwość szybkiej reakcji na zbliżające się terminy ważności.
• Zwiększenie przejrzystości informacji dla klientów, co pozytywnie wpłynęło na ich zaufanie i satysfakcję z zakupów.
• Redukcja strat finansowych związanych z przeterminowaniem produktów dzięki możliwości wcześniejszej sprzedaży w ramach promocji OUTLET.

Ile zajęło nam skuteczne wdrożenie automatyzacji?

Cały proces wdrożenia, od początkowej analizy po pełne uruchomienie systemu, zajął około 8 tygodni. Obejmował on fazę projektowania, implementacji, testów oraz szkolenia personelu sklepu z obsługi nowego systemu.

Z jakich narzędzi korzystaliśmy?

W procesie automatyzacji wykorzystaliśmy trzy kluczowe narzędzia:

• Fakturownia – istniejący system do fakturowania klienta, który został zintegrowany z nowym rozwiązaniem, umożliwiając łatwe wprowadzanie dat ważności podczas przyjmowania towaru.
• Make  – platforma automatyzacji, która posłużyła do stworzenia przepływów pracy łączących różne elementy systemu, w tym generowanie powiadomień o zbliżających się terminach ważności i automatyczną aktualizację informacji w sklepie internetowym.
• Airtable – elastyczna baza danych, która została wykorzystana do przechowywania i zarządzania informacjami o produktach, ich datach ważności oraz statusie.