Wstęp i opis sytuacji początkowej

Firma borykała się z czasochłonnym i podatnym na błędy procesem ręcznego uzupełniania danych klientów w systemie CRM. Pracownicy musieli szukać informacji w Internecie, a następnie ręcznie wprowadzać je do systemu, co było nie tylko nieefektywne, ale również zwiększało ryzyko wprowadzenia niepoprawnych danych.

Wyzwania przed automatyzacją

1. Ręczne wyszukiwanie i wprowadzanie danych klientów
2. Czasochłonność procesu
3. Ryzyko wprowadzenia błędnych informacji
4. Nieefektywne wykorzystanie czasu pracowników

Proces implementacji rozwiązania automatyzującego

Wdrożenie automatyzacji trwało około 2 tygodnie i składało się z następujących etapów:

1. Integracja systemu CRM (monday.com) z platformą automatyzacji (make.com)
2. Implementacja scenariusza w make.com, reagującego na wprowadzenie numeru NIP w określonej kolumnie
3. Połączenie scenariusza z API GUS w celu pobierania danych firm
4. Wykorzystanie API OpenAI do przetwarzania i formatowania pozyskanych informacji
5. Konfiguracja automatycznego umieszczania pobranych danych w odpowiednich kolumnach systemu CRM

Jakie efekty przyniosło firmie wdrożenie systemu?

1. Natychmiastowe efekty:
   – Znacząca oszczędność czasu pracowników
   – Praktycznie całkowita eliminacja błędów w wprowadzanych danych
   – Uproszczenie procesu – wystarczy wprowadzić NIP, a reszta danych pobiera się automatycznie
2. Długoterminowe korzyści:
   – Zwiększona produktywność zespołu
   – Poprawa jakości danych w systemie CRM
   – Możliwość skupienia się pracowników na bardziej wartościowych zadaniach

Ile zajęło nam skuteczne wdrożenie systemu?

Całkowity czas wdrożenia rozwiązania wyniósł około 2 tygodnie, co obejmowało projektowanie, implementację, testy i optymalizację systemu.

Z jakich narzędzi korzystaliśmy?

1. API GUS – do pobierania oficjalnych danych o firmach
2. make.com – platforma do tworzenia automatycznych scenariuszy
3. monday.com – system CRM do przechowywania danych klientów
4. API OpenAI – do przetwarzania i formatowania pozyskanych informacji

Wnioski i plany na przyszłość

Eliminacja czynnika ludzkiego w tym procesie nie tylko zwiększyła efektywność, ale także poprawiła jakość danych w systemie CRM.

W przyszłości firma może rozważyć rozszerzenie automatyzacji na inne obszary, takie jak:
1. Automatyczne aktualizacje danych klientów w regularnych odstępach czasu
2. Integracja z dodatkowymi źródłami danych, aby wzbogacić profile klientów
3. Implementacja systemu alertów o zmianach w danych klientów

Sukces tego wdrożenia pokazuje, jak nawet stosunkowo proste rozwiązania automatyzacyjne mogą przynieść znaczące korzyści dla efektywności operacyjnej firmy.