Branża
Usługi
e-commerce
Główny problem
Duża ilość maili i skrzynek pocztowych. Problemy komunikacyjne z klientami.
Wykorzystane narzędzia
make.com
monday.com
CASE STUDY
Wstęp i opis sytuacji początkowej
W appstarze borykaliśmy się z problemem zarządzania wieloma skrzynkami mailowymi, co utrudniało śledzenie konwersacji i odpisywanie na wiadomości. Proces przed wdrożeniem polegał na ręcznym logowaniu się do różnych kont e-mail, głównie na platformie Gmail, co było nieefektywne i nieskalowalne. Dodatkowym wyzwaniem było powiązanie maila z konkretnym klientem, co często prowadziło do chaosu i marnowania czasu na identyfikację kontekstu wiadomości.
Jak wdrażaliśmy automatyzację?
Rozpoczęliśmy wdrożenie rozwiązania od dodania dedykowanej kolumny z adresem e-mail w tablicach lead/deal w aplikacji monday.com. Funkcjonalność wysyłania e-maili wbudowana w monday.com umożliwiła integrację z make.com, co pozwoliło na automatyzację procesu wysyłania maili. Każda wiadomość e-mail zawierała identyfikator elementu z tablicy oraz adres, na który miała być wysłana, co umożliwiało precyzyjne śledzenie konwersacji.
Aby wiadomości od klientów również trafiały do odpowiedniego miejsca, zastosowaliśmy identyfikator zawarty w mailu. Dzięki prostemu filtrowi w Gmailu, wiadomości były przekierowywane na specjalny adres e-mail, który uruchamiał inny scenariusz w make.com, przekazując wiadomości do monday.com.
Jakie efekty automatyzacja przyniosła firmie po wdrożeniu?
- szybsze odpisywanie na maile
- redukcja czasu potrzebnego na obsługę korespondencji, dzięki możliwości natychmiastowego dostępu do kontekstu każdej wiadomości.
- Wszystkie informacje znalazły się w jednym miejscu, co umożliwiło zespołowi sprawną i efektywną komunikację z klientami.
Ile zajęło nam skuteczne wdrożenie automatyzacji?
Cały proces wdrożenia automatyzacji trwał około sześciu tygodni. W tym czasie zrealizowaliśmy pełną integrację narzędzi oraz przetestowaliśmy i zoptymalizowaliśmy nowe rozwiązanie.
Z jakich narzędzi korzystaliśmy?
- make.com – narzędzie do automatyzacji procesów, umożliwiające integrację różnych systemów i automatyczne przetwarzanie e-maili.
- monday.com – platforma do zarządzania projektami, która posłużyła jako centralne miejsce zarządzania danymi klientów i korespondencją.
Wnioski i plany na przyszłość
Automatyzacja procesu zarządzania e-mailami znacząco usprawniła naszą pracę, pozwalając skoncentrować się na kluczowych zadaniach zamiast na ręcznym przeszukiwaniu skrzynek pocztowych. W przyszłości planujemy dalsze rozwijanie automatyzacji poprzez integrację dodatkowych funkcji, które jeszcze bardziej zwiększą efektywność i skalowalność systemu.
Potrzebujesz skutecznego systemu do zwrotów?
Umów bezpłatną konsultację, podczas której będziesz mógł przedstawić swoje problemy i wątpliwości, a doświadczony konsultant przedstawi Ci nasze rozwiązanie.
