fbpx

HomeWnE#16

WnE#16

WnE#16

Jak zarządzać zmianą w firmie?
5 najczęstszych barier

Oglądaj lub słuchaj jak Ci wygodnie

jesteśmy na...

📩 Subskrybuj podcast

Otrzymuj informacje o najnowszych odcinkach i bądź na bieżąco z nowinkami w świecie e-commerce!

Wojciech Piszora - konsultant eCommerce, Autor WnE Podcast

Ekspert w dziedzinie e-commerce,  programista z dużym doświadczeniem w branży. Współwłaściciel sklepu internetowego oraz firmy consultingowej, specjalizującej się w prowadzeniu działalności e-commerce. Jego wiedza i praktyczne umiejętności uczyniły go specjalistą w tej dziedzinie. Na swoim blogu dzieli się wiedzą, najlepszymi praktykami i praktycznymi radami pomagając innym osiągnąć sukces w cyfrowym świecie e-handlu.

Unlimited Resources

Amet minim mollit non deserunt ullamco est sit aliqua dolo

Download Free Resources

Figma Included

Amet minim mollit non deserunt ullamco est sit aliqua dolor.
Access to Figma File

Tablica ze zgłoszeniami pracowników

Błędy pojawiają się w każdej firmie, niezależnie od jej charakteru, branży czy wielkości. Czasem jest tak, że problemy występują kilka razy dziennie, a osoba odpowiedzialna za ich rozwiązanie jest zasypywana mailami i telefonami od pracowników. Ciężko w takiej sytuacji zabrać się za faktyczne zlikwidowanie błędu…

Rozwiązaniem tego problemu jest stworzenie specjalnie dedykowanej tablicy w np. w  monday.com właśnie na takiego typu sytuacje. Każdy (lub wybrani) pracownicy mogą w dowolnym momencie dodawać zgłoszenie. Co się w nim zawiera?

Temat problemu

Pracownicy mogą dodawać zgłoszenia w specjalnie przeznaczonej do tego tablicy, dzięki temu zarządzający na bieżąco mogą mieć wgląd do problemów, zkó†rymi mierzą się pracownicy, wyciągać wnioski i zacząć działać!

Szerszy opis

W aktualizacjach pracownik może dodawać większą ilość informacji, która może być przydatna dla drugiej osoby, np. czas wystąpienia problemu, zdjęcia, linki, nagranie ekranu itd..

Przypisanie osoby odpowiedzialnej

Możemy przypisać odpowiednią osobę bezpośrednio do zgłoszenia lub oznaczyć w aktualizacji, dzięki czemu otrzyma ona powiadomienie i będzie mogła pomóc nam z problemem.

Status zgłoszenia

Tutaj istnieje duża dowolność, nazwy statusów zmieniamy na potrzeby indywidualne firmy, np. „przekazano do działu…”, „w trakcie”, „do sprawdzenia”, „rozwiązane”, „gotowe” itd.. Ważne jest, aby ustawić takie nazwy, aby były zrozumiałe dla każdego pracownika.

Priorytet

Operowanie taką kolumną daje nam możliwość skupienia się w pierwszej kolejności na tych problemach, które są najważniejsze to usunięcia. Można to dodatkowo połączyć z automatyzacją, która po zmianie priorytetu np. na „krytyczne” przypisuje managera lub inną osobę do zgłoszenia, wysyła. powiadomienie na komunikatorze do wszystkich lub wybranych pracowników i tak dalej… ogranicza nas tu tylko wyobraźnia.

Data

W tej kolumnie możemy umieścić datę ostatecznego rozwiązania problemu, datę jego zgłoszenia, datę zakończenia projektu, którego dotyczy dany błąd itd… Nic nie ogranicza nas do tego, aby nasze zgłoszenie zawierało wszystkie z tych dat w osobnych kolumnach 😉 Każdą tablicę można modyfikować w dowolny sposób i w dowolnym momencie. Trzeba jednak pamiętać, że musi to być zrozumiałe dla wszystkich pracowników firmy.

Reakcje pracowników

Pracownicy mogą głosować na zgłoszenia, dodawać reakcje, łapki w górę, w dół, serduszka, co pozwoli zarządzającym zobaczyć, w którym miejscu faktycznie jest problem i ile osób się z nim mierzy.

Transkrypcja odcinka

Poniżej znajdziesz pełen transkrypt odcinka. Oczywiście film na YouTube posiada napisy w języku polskim.

Cześć, witam Cię w kolejnym odcinku podcastu Więcej niż e-commerce. Ja nazywam się Wojciech Piszora i opowiadam tutaj, jak dzięki połączeniu technologii, wiedzy i procesów rozwijać swój biznes. Jeżeli prowadzisz swój sklep internetowy albo dopiero zamierzasz zacząć, to jest to miejsce właśnie dla Ciebie. Zapraszam Cię do wysłuchania dzisiejszego odcinka. A temat dzisiejszego odcinka to zarządzanie zmianą w firmie. Jak pokonać opór. Temat dzisiejszego odcinka to można powiedzieć moja codzienność. Dlatego, że jako konsultant e-commerce, który głównie problemy, procesy rozwiązuje za pomocą technologii, spotykam się z oporem, ze strachem przed jakąkolwiek zmianą, przed jakąkolwiek innowacją na co dzień. Na różnych szczeblach on występuje, jest on uwarunkowany różnymi rzeczami, na różne sposoby należy go zaopiekować i myślę, że to jest główne przesłanie dzisiejszego odcinka. Więc jeżeli chcesz wiedzieć w jaki sposób zaopiekować właśnie te obawy przed zmianą, które pojawiają się być może w Twoim zespole, kiedy próbujesz wdrożyć jakieś zaawansowane, innowacyjne, a może zupełnie nie innowacyjne, a proste, ale nowe rozwiązania, to dzisiejszy odcinek jest skierowany właśnie do Ciebie. Zarządzanie zmianą jest kluczowe. Jeżeli chcemy się rozwijać, to musimy nastawić się na to, że będziemy się zmieniać. Dlatego, że jeżeli człowiek się nie zmienia, to stoi w miejscu, a jak stoi w miejscu, to się cofa. I tak samo jest z biznesem. Jeżeli nasz biznes ma się rozwijać, ma rosnąć, ma się ulepszać, samo doskonalić, ma być doskonalony przez nas, no to musimy wprowadzać nowe rzeczy. Jeżeli będziemy mieli opory sami w sobie, to niedobrze. Jeżeli opory będzie miał nasz zespół, to też niedobrze. I należy do tych oporów w odpowiedni sposób podejść, w odpowiedni sposób nimi zarządzić, żeby je zniwelować, a najlepiej zlikwidować. Zminimalizować do zera opór przed nowymi rzeczami, które pojawiają się w naszej firmie. To jest jedna, myślę, z cenniejszych umiejętności, jakie pojawią się, albo już właściwie pojawiły się w naszych organizacjach, w naszych biznesach, dlatego że tych zmian całkiem sporo przed nami. Dlaczego ta zmiana jest taka trudna? Jakie bariery w ogóle mogą się pojawić? Otóż ja wyróżniłem sobie kilka takich segmentów, które wpływają na to, że zmianę w organizacji jest przeprowadzić dość ciężko. Po pierwsze to oczywiście opór wśród pracowników, dlatego że naturalnym jest to, że boimy się nowych rzeczy. Jesteśmy przyzwyczajeni do tego, w jaki sposób pracujemy, w jaki sposób się komunikujemy, w jaki sposób wykonujemy dane czynności. Teraz jeżeli nasz szef naoglądał się, nasłuchał się jakiegoś gościa na YouTubie, który opowiada, że coś trzeba robić tak i tak, przychodzi, wpada do biura w poniedziałek rano i mówi, że od dzisiaj to nie robimy tego w ten sposób, tylko robimy to zupełnie inaczej. I wszyscy podskórnie czują, że to jest bez sensu, bo to jest nieprzemyślane, niedostosowane. No to wtedy ten opór przed zmianą powstaje i wiem z własnego doświadczenia, że posiadanie takiego szefa to nie jest prosta sprawa. I nie mówię tutaj o moim szefie sprzed lat, tylko mówię o szefie jako o sobie. Sam tak robiłem przez bardzo długi czas, że praktycznie każdy poniedziałek to była wielka zmiana i wielka innowacja, co powodowało, że w ludziach było już takie pewne uodpornienie się na zmiany i po pewnym czasie doszło do tego, że oni je wprowadzali, ale wiedzieli, że to jest krótki temat, że za chwilę nic z tego nie wyjdzie, albo zapomnę, albo trzeba będzie temat odpuścić, bo pojawią się inne, kolejne, nowe, super, świetne pomysły. No i taka powiedzmy kultura zmiany, która wytworzyła się w naszej organizacji, wcale nie była dobra. No właśnie, kolejna rzecz, która wpływa na to, czy w naszej firmie te zmiany wdraża się lepiej lub gorzej, no to właśnie kultura organizacyjna. Są kultury, które nastawione są na zmiany i przygotowane są na to, że trzeba w pewnym momencie wykonywać jakieś ruchy, które mają na celu usprawnić naszą firmę. Czasami to są ruchy bardzo drastyczne, jakieś takie strategiczne, a czasami to jest chociażby wdrożenie jakiegoś narzędzia, które ma usprawnić nam prowadzenie rozmów telefonicznych, albo usprawnić proces wysyłki paczek. No to, z czym się najczęściej spotykam, to właśnie wdrażanie tego typu narzędzi powoduje paraliż wśród ludzi, którzy nie są przyzwyczajeni do tego, że w ich organizacji zachodzą jakieś zmiany. I tutaj bez odpowiedniej komunikacji tego, bez odpowiedniego zakomunikowania, w jaki sposób ta zmiana przebiegnie, po co ona w ogóle jest, co ona ma nam przynieść, jaki jest jej cel, bez omówienia tego na tym najniższym szczeblu, powiedzmy bezpośrednio u źródła, u tych osób, które na co dzień korzystają z tego narzędzia, które będą tą zmianę wdrażać w naszej organizacji, bez konsultacji z nimi, takie narzucanie im tego od góry, to jest najgorszy z możliwych sposobów, dlatego że to się praktycznie nigdy nie udaje. Jeżeli ja pracuję w jakiejś firmie jako konsultant, to praktycznie zawsze zaczynam od wizyty na magazynie, w biurze obsługi klienta. W tych wszystkich miejscach, gdzie najczęściej konsultanci, którzy pracują na salach szkoleniowych, w ogóle nie zaglądają, ja uważam, że tam jest serce firmy i tam należy upatrywać wszystkich powodów do tego, czy dana firma urośnie, czy nie. Jeżeli tam nie ma miejsca na to, żeby wprowadzać jakiekolwiek zmiany, innowacje, unowocześnienia i tak dalej, no to firma dojdzie do pewnego momentu, ale dojdzie tylko do tego momentu, do którego dojdą ci ludzie. Jeżeli oni dalej nie będą chcieli iść, to ta firma też dalej nie pójdzie. I to, co ważne, to właśnie komunikacja i wsparcie tych ludzi, to znaczy posiadają takie opory wewnętrzne przed jakimikolwiek zmianami, w odpowiedni sposób wesprzeć. I tutaj bardzo ważne jest, aby kierownictwo, czy to osoby zarządzające, właściciele, dyrektorzy, w odpowiedni sposób do tego podchodzili i nie stwarzali w organizacji takiego poczucia winy w tych osobach, jakiegoś wstydu, tego, że sobie nie radzą, że są zacofane, że nie chcą jakichś zmian. To jest naturalne, że nie chcą. Rolą mądrego zarządzającego, menadżera, jest to, żeby taką zmianę w odpowiedni sposób przeprowadzić przy wsparciu chociażby zewnętrznego konsultanta. Ja uważam, że to jest wtedy dużo łatwiejsze, no bo taka osoba, która jest z zewnątrz, nie jest uwikłana gdzieś w jakieś tam wewnętrzne układy w firmie, ma dużo większą łatwość, po pierwsze, analizy i oceny tego, w jaki sposób dana organizacja funkcjonuje i potrafi dobrać lepsze metody, czy to komunikacji, czy samego wdrożenia jakichś innowacji, nowości, ale oprócz tego zewnętrzny konsultant właśnie przez ten brak uwikłania jest postrzegany bardziej neutralnie i to, myślę, jest największą zaletą, jeżeli mamy do dyspozycji kogoś, kto takie zmiany w naszej organizacji wdraża, dlatego, że wtedy ten proces na pewno przebiega dużo sprawniej. No i to, co utrudnia zawsze wprowadzenie jakiejkolwiek zmiany, to brak zasobów, wszelakich, czy to są zasoby finansowe, ludzkie, czasowe, jeżeli chcemy wdrażać zmiany w naszej organizacji, ale nie mamy na to przestrzeni czasowej, finansowej, takie zmiany, innowacje zawsze wiążą się z pewnego rodzaju wysiłkiem, który trzeba w to włożyć, to jest wdrożenie jakiegoś nowego narzędzia, to wymaga przeszkolenia, to wymaga zmiany jakichś procesów, które do tej pory mieliśmy już ułożone i wypracowane, i pomimo tego, że te nowe są nawet lepsze, to przyzwyczajeni jesteśmy do tych starych i wdrożenie się w te nowe sprawia, że są one wolniejsze, w związku z tym chociażby docelowo za jakiś czas miały być szybsze, to pojawia się w nas takie odczucie, że nie mamy na to czasu, więc jeżeli nie mamy czasu, jeżeli kultura organizacyjna w naszej firmie jest taka bardzo powiedzmy mało przyjazna, mało tolerancyjna, jeśli chodzi o popełnianie jakichś błędów, jeżeli nie mamy wsparcia w osobach zarządzających, w liderach, właścicielach danego biznesu, jeżeli jeszcze do tego brakuje jasnej komunikacji, po co ta zmiana jest, no to wtedy ten opór w pracownikach narasta i wtedy wdrożenie jakiejkolwiek zmiany, wprowadzenie jakiejkolwiek innowacji jest praktycznie niemożliwe. My jako agencja konsultingowa, technologiczna, jako firma, która na co dzień zajmuje się wdrażaniem nowych narzędzi do firm, zauważyliśmy, że dopiero przy kolejnym narzędziu, kolejnej automatyzacji, czasami trzeciej, czwartej z kolei, w danej organizacji, w firmie, z którą pracujemy, pojawia się takie zrozumienie, widzimy, że jest taki przełączniczek, następuje taki pstryk w głowie osób, z którymi współpracujemy, kiedy one zaczynają rozumieć, czym w ogóle ta zmiana jest, na czym polega wdrożenie, z czym wiąże się wdrożenie jakiegoś nowego narzędzia. Ciekawym sposobem na to, żeby wytworzyć w naszej organizacji taką kulturę zmiany, jest wprowadzenie takiego narzędzia, takiej formy tablicy, tabeli, dokumentów, w którym można umieszczać takie uwagi, wskazówki, co chcielibyśmy w naszej firmie zmienić, polepszyć, ułatwić, jakie widzimy problemy i jak można je rozwiązać. Można to zrobić na wiele różnych sposobów, można do tego wykorzystać gotowe narzędzia, można zbudować do tego jakąś własną automatyzację, która potrafi chociażby oceniać takie zgłoszenia, które dodają pracownicy i wtedy inni pracownicy mogą głosować na te zgłoszenia i tam dodawać jakieś serduszka, łapki w górę itd., co osobom zarządzającym dopiero otwiera oczy i pokazuje, że gdzieś tam jest jakiś problem, o którym oni w ogóle nie pomyśleli. To jest bardzo fajne narzędzie, które pozwala wytwarzać w naszej firmie taką kulturę organizacyjną, która jest sprzyjająca dla zmian, bo ona powoduje też w pracownikach takie przekonanie, że mamy wpływ na to, w jakim kierunku to nasza firma będzie się zmieniać. Czasami najprostsza zmiana potrafi rozbić się o dużą obiekcję, chociażby taka obiekcja jak obawa przed utratą pracy. Dla osoby, która jest pracownikiem, jest bardzo dużą obiekcją. To jest dla niego podstawowe pytanie, czy ta automatyzacja, czy to narzędzie, które tutaj zostało teraz wyrożone, nie jest przypadkiem po to, żeby mnie zwolnić. Bez jasnej komunikacji, bez takiego uczciwego zaopiekowania tej obawy nie ma w ogóle mowy o tym, żeby pójść dalej i wdrażać kolejne innowacje, dlatego że każda kolejna będzie powodowała coraz większy strach, coraz większe obawy. Dlatego dialog z pracownikami, prezentowanie korzyści, wyjaśnienie tego, po co ta zmiana jest, to są takie elementy, są kluczowe w tym zarządzaniu oporem przed zmianą. Zaopiekowanie tego typu obiekcji to jest oczywiście rola kierowników, menadżerów, właścicieli, liderów firmy. Taki sposób, aby pracownicy nie czuli lęku związanego z tym, że prowadzimy jakieś działania, które mają usprawdzić tak naprawdę naszą firmę. Ale wiadomo, że te obawy mogą być bardzo różne. Niektóre mogą być nigdy nie wypowiedziane, a bez tego nie jesteśmy w stanie ich zaopiekować. Dlatego bez takiej szczerości wewnątrz firmy ciężko jest wprowadzać jakiekolwiek innowacje. Dlatego ja zachęcam do tego, żeby… Tak więc podsumowując, skuteczna komunikacja, zaangażowanie się liderów, zabezpieczenie odpowiednich zasobów do tego, żeby ta zmiana mogła zajść i budowanie kultury organizacyjnej, która sprzyja zmianom. To są cztery takie filary moim zdaniem tego, aby nasza firma mogła iść w stronę innowacyjności, w stronę wprowadzania nowości, w stronę po prostu przyszłości tego, żeby nie stać w miejscu gdzieś tam i finalnie nie zacząć się cofać. Dlatego, że wszystko idzie dzisiaj w kierunku dużej cyfryzacji. Zwłaszcza jeśli chodzi o e-commerce’y, no to tych narzędzi, tych możliwości usprawniania pracy jest coraz więcej. Warto z nich korzystać i warto, żeby tego typu usprawnienia nie rozbijały się gdzieś tam o jakieś wewnętrzne opory w naszych pracownikach czy też w nas samych. A więc jeżeli niedawno wprowadzałeś w swoje organizacje właśnie nowe narzędzie, nowy proces, nowy sposób na zrobienie czegoś i nie udało się to, no to może po obejrzeniu tego odcinka spróbujesz jeszcze raz, ale spróbujesz podejść do tego w sposób bardziej metodyczny i spróbujesz w tym w odpowiedni sposób pokierować. Jeżeli uda Ci się przeprowadzić taką zmianę albo już Ci się udało, to zostaw proszę komentarz pod tym filmem. Chętnie sobie na ten temat podyskutujemy pewnie tutaj wszyscy, którzy jesteśmy w społeczności tego podcastu. Ja za obejrzenie dzisiejszego odcinka bardzo Ci dziękuję. Do zobaczenia w kolejnym. Cześć!

2800+ wyświetleń miesięcznie

Create custom landing pages with Lumi that converts more visitors than any website. With lots of unique blocks, you can easily build a page.

4.9 out of 5 stars on Spotify

“Choć czasami, niektóre tematy wydawały mi się banalne to dopiero po przesłuchaniu podcastu wiem w ilu jeszcze miejscach mogę ulepszyć mój sklep internetowy.”

Szymon Grocholewski

CEO med&beauty

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Appstar specjalizujące się w doradzaniu i prowadzeniu biznesów eCommerce. Między innymi wykonujemy poniższe usługi.

Phone

Phone

Zostaw kontakt,
a my się odezwiemy