„Cześć, witam Cię w kolejnym odcinku podcastu Więcej niż e-commerce. To podcast, w którym opowiadam o tym, jak dzięki połączeniu technologii, wiedzy, procesów rozwijać swój biznes internetowy. Jeżeli prowadzisz swój sklep internetowy albo dopiero zamierzasz zacząć, to jest to miejsce właśnie dla Ciebie. Zapraszam Cię do wysłuchania dzisiejszego odcinka. A temat dzisiejszego odcinka to rekrutacja e-commerce menadżera i jak się do tego zabrać. Większość tematów tego podcastu, jak do tej pory, to chyba wszystkie. Biorą się z naszej codziennej pracy w AppStarze, z mojej pracy jako konsultanta, ale też z pracy całego zespołu i nie inaczej jest w dzisiejszym odcinku. Mało kto wie, ale w AppStarze prowadzimy też właśnie procesy rekrutacyjne dla naszych klientów i poszukujemy odpowiednich osób do ich zespołów. No i w związku z tym zrodził się pomysł na to, żeby nagrać odcinek o tym, w jaki sposób zabrać się do takiej rekrutacji. Dlatego, że zauważyłem, że jeśli chodzi o firmy, które właśnie zajmują się e-commerce’em, rekrutacja to jest taka pięta hillesowa. Branża e-commerce, z której się wywodzę, świetnie poradziła sobie z tym tematem i generalnie jeśli chodzi o rekrutację w IT, to zostały one bardzo dobrze sprocesowane. Jeżeli rekrutujemy się na stanowiska typu developer, project manager w segmencie IT, to tam raczej wiadomo na co trafimy i z czym się spotkamy w takim procesie. I tam, powiedzmy, jest to już pewnego rodzaju standardem. Jeżeli rekrutacja nie jest w pewien sposób zorganizowana, przeprowadzona, to z automatu dla kandydata taką firmę to skreśla. W innych branżach jeszcze tak nie jest, chociaż jest coraz lepiej. Jest dużo firm, które specjalizują się w rekrutacjach i jakoś ten rynek starają się polepszać. Też dużo robią w tym kierunku portale branżowe, na których można szukać specjalistów. Natomiast dzisiaj opowiem też o tym, jaki jest cykl życia takiej rekrutacji, jak ona zazwyczaj przebiega, a jak my to robimy w AppStarze i też porównam te dwa sposoby prowadzenia rekrutacji i postaram się pokazać, że to wcale nie jest tak, że jeżeli po jakimś czasie okazuje się, że pracownik, którego zrekrutowaliśmy nie spełnia naszych oczekiwań, to jest to tylko i wyłącznie wina tego pracownika. Bo niestety doświadczenie uczy, że najczęściej źle została przeprowadzona rekrutacja, bo została zrobiona w sposób taki chałupniczy albo taki, jaki robiło się to kilka, kilkanaście lat temu. Dzisiaj rynek pracy jest zupełnie inny, kandydaci na rynku pracy są też zupełnie inni. To jest zazwyczaj pracownik, który ma wysokie wymagania, a też my mamy wysokie wymagania od ludzi, których zatrudniamy. Jeżeli mówimy o stawkach na takim stanowisku jak chociażby e-commerce manager, to też nie mówimy o małych pieniądzach, dlatego warto się do takiej rekrutacji dobrze przygotować, żeby po prostu nie wtopić. Ja w trzecim odcinku podcastu opowiadałem o tym, jakie kompetencje powinien mieć e-commerce manager, więc jeżeli ktoś go jeszcze nie obejrzał, to odsyłam, dlatego że dzisiejszy odcinek jest pewnego rodzaju rozwinięciem tamtego tematu. Troszkę wspominałem o rekrutacji, bo ten temat gdzieś tam się powtarzał w rozmowach prywatnych, czy to moich na Instagramie, czy w rozmowach w wiadomościach mailowych, no ale właśnie po to jest ten odcinek, żeby ten temat rekrutacji troszkę rozszerzyć i rozbudować. Nie bez znaczenia jest to, na jakim etapie znajduje się nasza firma, dlatego że jeżeli poszukujemy pierwszego pracownika, którego stanowisko de facto nazywa się e-commerce manager, to jest to zupełnie inne stanowisko niż kiedy poszukujemy kogoś do działającej już prężnie firmy na rynku powiedzmy 5-10 lat i poszukujemy dyrektora e-commerce’u, który będzie miał nim w pełni zarządzać, no to to są dwa zupełnie inne stanowiska na zupełnie innym poziomie kompetencji, ale dzisiejszy odcinek powiedzmy, że skonstruowany jest w taki sposób, aby był uniwersalny i w zależności od tego kogo szukamy, żeby po obejrzeniu tego odcinka taka osoba mogła się lepiej przygotować do przeprowadzenia tego typu rekrutacji, dlatego że wydaje mi się, że to na jakim etapie jest nasza organizacja nie powinno determinować tego, czy rekrutacja jest przeprowadzona w sposób porządny, czy nie. Zawsze starajmy się rekrutację robić jak najlepiej, dlatego że to po prostu też świadczy o naszej firmie. No i właśnie, proces rekrutacyjny, od czego go zacząć? Wiele osób zaczyna od tego, że po prostu spisuje ogłoszenie, wrzuca je na pracuj.pl, na OLX i czeka na odpowiedzi od kandydatów. Można to zrobić w ten sposób, aczkolwiek nie polecam. To od czego trzeba zacząć, to na pewno należy zidentyfikować potrzeby jakie ma nasza firma. To o czym wspominałem wcześniej. To na jakim jest etapie, jakiej kompetencji nam dzisiaj brakuje. Jakie kompetencje ja jako właściciel chciałbym, żeby ta osoba, która będzie zarządzała tym e-commercem wniosła do tej firmy. Czy to są kompetencje takie bardzo podstawowe, jak obsługa klienta, obsługa zamówień, administracja sklepem internetowym. Czy chcemy, aby to była osoba, która uzupełni nasze braki, chociażby w aspekcie marketingowym. Dlatego, że tak jak mówiłem w jednym z tych poprzednich odcinków, e-commerce manager ma bardzo szeroki zakres obowiązków, ma bardzo szeroki zakres odpowiedzialności i te kompetencje. Oczywiście powinien posiadać wiedzę i kompetencje w każdym z tych aspektów, możliwie jak najszerszą. Nie oszukujmy się, każdy z nas w czymś czuje się lepiej, w czymś jest po prostu lepszy i w tym kierunku jest mu się łatwiej rozwijać i w pewnych obszarach jest mu łatwiej wykonywać czynności, wykonywać swoje zadania. W związku z tym, jeżeli szukamy kogoś, kto uzupełni nasze braki, chociażby w zakresie marketingu, to ważne, żeby na tym etapie to określić i pod tym kątem prowadzić rekrutację e-commerce managera. Ogłoszenie o pracę powinno być skonstruowane w taki sposób, aby przede wszystkim nie było w nim bullshitu, to znaczy nie należy w ogłoszeniu lać wody, opowiadać jakiś bajek, dlatego, że to prędzej czy później wyjdzie. Jeżeli prędzej to jeszcze w porządku, najgorzej jak wyjdzie później, to znaczy jeżeli już osoba zostanie do naszej firmy zatrudniona, popracuje jakiś czas i zobaczy, że to co znajdowało się w ogłoszeniu nie ma w ogóle związku żadnego z rzeczywistością, no to to jest tylko i wyłącznie nasza strata. No bo straciliśmy czas i pieniądze, zatrudniliśmy niewłaściwą osobę do naszej organizacji, no bo gdzieś tam na poziomie pisania ogłoszenia poniosła nas fantazja, bo chcieliśmy się jakoś wyidealizować, wybielić. Mamy coś takiego, nie wiem skąd się to bierze, mówię mamy, bo bije się w pierś też to nieraz robiłem, że tworząc ogłoszenie o pracę staramy się jakoś na piedestale postawić naszą firmę, która nie jest idealna, to znaczy nie ma firm idealnych, nawet te, które chociażby właśnie pokazywane są w sklepie, w social mediach jako te wzorcowe, cukierkowe, bezbłędne i tak dalej, no każdy prędzej czy później miał jakąś wpadkę, miał jakiś fuck up i to w jakiś sposób chociażby podchodzimy do fuck upów, to jest też informacja, która w ogłoszeniu może się znaleźć, ale żeby ona nie była napisana w jakiś taki sposób trywialny i banalny, tylko właśnie dajmy w takim ogłoszeniu konkret, a przede wszystkim dajmy widełki płacowe, jakie oferujemy naszemu potencjalnemu pracownikowi. Wypiszmy też sobie uczciwie wszystkie wymagania, jakie wobec niego mamy i tutaj ja zawsze jestem zwolennikiem tego, żeby lista była dłuższa niż krótsza, to znaczy lepiej jest moim zdaniem określić wymagania i przyszłe zadania wobec nowego pracownika z lekką górką niż ze strachu przed tym, że nikt się nie zgłosi gdzieś tam jakieś rzeczy próbować kamuflować i później dopiero jak już ktoś się zatrudni, no to wyciągać jakieś dodatkowe zadania z szuflady i zasypywać nowego pracownika rzeczami, których w ogóle wcześniej na etapie rekrutacji nie było mowy. Tego nie powinno się robić, to nie jest dobra praktyka, a na pewno nie wpływa to też pozytywnie na dalszą współpracę. Tak jak mówiłem, tego typu ogłoszenia można wrzucić na portale branżowe, można też próbować wykorzystywać do tego nasze zasięgi, jeżeli je mamy w social mediach, dlatego że bardzo często jest też tak, że wśród naszych klientów znajdują się nasi potencjalni pracownicy i nieraz spotkałem się z tym, że właśnie spośród grona klientów zostali oni wyłonieni i bardzo dobrze się potem z nimi współpracowało. Ma to dodatkowy wpływ taki, że osoby, które obserwują naszą markę są w jakiś sposób już z nią związane, jeżeli tą społeczność stworzyliśmy, jeżeli do naszej marki jest jakieś przywiązanie, no to na pewno takie osoby są dużo bardziej zaangażowane w tą pracę i to już nieraz widziałem na przykładach właśnie rekrutacji, które robiliśmy w apstarze albo które gdzieś obserwowałem z zewnątrz jako konsultant. I mogę też z własnego doświadczenia potwierdzić, że faktycznie tego typu rekrutacje chociażby w naszej firmie wypadają zawsze najlepiej. Po tym jak umieścimy już takie ogłoszenie, no to oczywiście to czego musimy się spodziewać to kontakt ze strony kandydatów. Pamiętajmy o tym, żeby ogłoszenie, które umieszczamy było zgodne z RODO, było zgodne też z przetwarzaniem danych osobowych w Polsce, żeby CV, które są do nas przesyłane zawierały odpowiednie klauzury. Warto jest te zgłoszenia gromadzić gdzieś w jednym miejscu. Oczywiście nie byłbym sobą, gdybym nie opowiedział o technologii, dlatego że w apstarze to jest taki myślę nasz troszkę wyróżnik, że cały proces rekrutacyjny jest bardzo mocno zautomatyzowany i na różnych etapach wykorzystujemy tutaj różne narzędzia i technologie do tego, żeby ten proces przebiegał sprawnie. I on faktycznie przebiega sprawnie, to znaczy doinformowany jest zarówno kandydat jak i nasz klient, który stara się zdobyć nowego pracownika. Wszystkie zgłoszenia są rejestrowane w jednym miejscu. Jeżeli nie mamy takich systemów, no to stwórzmy sobie nie wiem osobnego maila chociażby, żeby gdzieś te zgłoszenia nam się nie mieszały, żebyśmy gdzieś nie zgubili i to co ważne, jeżeli jakieś już zgłoszenie do nas wpadnie, no to postarajmy się odpowiedzieć na to zgłoszenie. Nawet jeżeli ono nie spełnia naszych oczekiwań, no to odpiszmy takiemu kandydatowi, który no gdzieś powiedzmy zadał sobie ten trud, chociażby przesłania do nas CV-ki, no że jego kandydatura nie będzie rozpatrywana w dalszej części procesu ze względu na. Tego typu zadania można zautomatyzować i można je usprawnić, ale nie trzeba robić ich ręcznie, natomiast no wiadomo, że nie każdy jest w stanie z tego sposobu rekrutacji skorzystać, no więc też będę powiedzmy podawał takie minima, które powinniśmy spełnić podczas przeprowadzenia takiej rekrutacji, jeśli chodzi o narzędzia, jeśli chodzi o technologię, no bo to wydaje mi się, że jest w dobrym tonie, żeby poinformować kandydata o tym na jakim etapie jest jego zgłoszenie. Czasami ilość zgłoszeń jest tak duża, że faktycznie ciężko jest to wszystko obrobić ręcznie, przejrzeć, przeanalizować, no wtedy z pomocą przychodzi nam chociażby sztuczna inteligencja, która potrafi przeanalizować CV kandydata i na podstawie naszych wymagań i założeń ocenić to, co w tym CV się znajduje i takiego kandydata zakwalifikować do kolejnego etapu. Tu mogę powiedzieć, że z naszego doświadczenia w naszym systemie z rekrutacji, które do tej pory przeprowadziliśmy, to skuteczność takiej weryfikacji jest na poziomie 96%. To jest całkiem sporo i jak na kilkadziesiąt już myślę, że kilkaset CV, które przetworzyliśmy, to całkiem dobry wynik i naprawdę bardzo mocno usprawniający pracę, dlatego że przejrzenie takiej ilości CV ręcznie, przeanalizowanie ich, wyciągnięcie z nich tych rzeczy, które są dla nas ważne, zajmuje bardzo dużo czasu, przez co ten proces rekrutacyjny się wydłuża, a jak wiadomo, im sprawniejszy proces rekrutacyjny, tym większe oszczędności dla naszej firmy, dlatego że często jest tak, że tych pracowników potrzebujemy po prostu na wczoraj i nie mamy czasu na to czekać. Wtedy ważne jest to, żeby ten proces rekrutacyjny był jak najbardziej sprawny. No i nie zapominajmy też o tym, że nasi kandydaci też biorą często udział w różnych procesach i wtedy wiadomo, wygrywa ten, kto szybciej przeprowadzi proces rekrutacyjny, no bo tych najlepszych kandydatów po prostu trzeba jak najszybciej z tego oceanu wyłowić. Rozmowa rekrutacyjna powinna być przeprowadzona w warunkach komfortowych. Ja zawsze zwracam na to uwagę, żeby w momencie, kiedy my jako osoba prowadząca rekrutację jesteśmy w jakiejś przestrzeni, w której dookoła znajduje się hałas, zbierane są dźwięki z otoczenia przez nasz mikrofon w laptopie, z tyłu coś puka, stuka, dzwoni, to na pewno nie jest to komfortowe dla osoby, którą rekrutujemy. No i też nie okazuje to zbytnio jej szacunku, dlatego ja, jeżeli nasza rekrutacja jest w formie online, no to należy zwrócić uwagę na to, chociaż wydaje się to banalne, co teraz mówię, to naprawdę uwierzcie mi, że 90% rekrutacji odbywa się w warunkach, które nie są jakieś bardzo komfortowe dla tej drugiej strony. W trakcie rozmowy rekrutacyjnej zawsze też staramy się stworzyć jak najlepszą atmosferę po prostu z samej rozmowy. Chodzi o to, żeby kandydat, którego chcemy zrekrutować nie zestresował się zbytnio, bo to nie o to chodzi, nie rekrutujemy do służb specjalnych i nie musimy sprawdzać tego, jak wielka jest odporność na sytuacje stresowe. Oczywiście, jeżeli pomimo tego, że stwarzamy komfortowe warunki, ktoś się bardzo stresuje, nie odpowiada rozsądnie na pytanie z tego powodu, no to jest już jakiś sygnał do tego, że być może ta osoba nie poradzi sobie chociażby z natarczywym klientem, albo nieuprzejmym klientem, albo w sytuacji jakiejś stresowej, kiedy faktycznie coś skupiemy i trzeba będzie stanąć przed klientami i powiedzieć, że nawaliliśmy. A wtedy rzeczywiście taka osoba może się nie sprawdzić. Natomiast założenia rozmowy rekrutacyjne nie powinny być stresujące dla kandydatów, takie jest moje zdanie. Jeżeli jesteśmy już przy rozmowie, to tutaj wyróżniamy dwa podejścia. Niekiedy oprócz rozmowy stosuje się jeszcze zadanie rekrutacyjne, czego ja jestem ogromnym zwolennikiem. Nie wszyscy nasi klienci się na to decydują, chociaż ja zawsze do tego namawiam, dlatego że zadanie rekrutacyjne, które zostanie wykonane jeszcze przed rozmową, świadczy o zaangażowaniu pracownika, o tym, że zaryzykował, poświęcił swój czas. Nasi klienci często rezygnują z tego właśnie dlatego, że to wpływa na to, że dużo z tych rozmów nie dochodzi do skutku, bo ktoś stwierdza, a dobra, nie będę robił tego zadania, poszukam sobie rekrutacji, która tego nie wymaga. Natomiast ja uważam, że to już na pewnym poziomie odcina osoby, które w przyszłości mogą mieć problem z zaangażowaniem się w działania firmy. Dlatego ja jestem zwolennikiem tego, aby po przesłaniu CV przez kandydata jego wstępnej ocenie, poprosić go o wykonanie jakiegoś krótkiego zadania, nie jakiegoś bardzo rozbudowanego, takiego, które chociażby potwierdzi nam to, że ktoś zadał sobie trud, żeby to zadanie przeanalizować i wypełnić. Tutaj oczywiście też najlepiej, jeżeli to zadanie jest w formie jakiegoś formularza, który można w łatwy sposób wypełnić i przesłać. Jest to wygodne zarówno dla osoby, która to zadanie robi, jak i dla osoby, która to zadanie ocenia, dlatego że tutaj też można wykorzystać sztuczną inteligencję, która sprawdzi, czy to zadanie zostało wykonane w sposób prawidłowy i zakwalifikuje nam osoby do następnego etapu, do właśnie tej rozmowy rekrutacyjnej, o której wspominałem. Ja nie mam jednego ogólnego scenariusza na przeprowadzenie rozmowy rekrutacyjnej, mam jakiś taki szablon, od którego wychodzę, natomiast często też podążam za tym, w jakim kierunku ta rozmowa idzie, dlatego że jesteśmy ludźmi, każdy z nas jest inny, każdy z nas na to samo pytanie odpowie w nieco inny sposób. I moim zdaniem dobry rekruter to taki, który potrafi usłyszeć między wierszami to, czego wprost być może nasz kandydat nie wyartykułował i wyłapać gdzieś te rzeczy i pociągnąć je dalej. Oczywiście, jeżeli rekrutujemy na stanowisko dyrektora, menadżera e-commerce ukierunkowanego na działania związane z logistyką czy z marketingiem, bo gdzieś czujemy, że w tym obszarze mamy braki i powinniśmy je uzupełnić, no to podążamy w tym kierunku i zadajemy pytania, które mają tą wiedzę pogłębić. Jeżeli nie wiemy, jakie pytania zadawać i nie wiemy, jak je weryfikować, no wtedy warto skorzystać chociażby z usług takiej firmy jak nasza, która wie o co zapytać, w jaki sposób, żeby wydobyć tą wiedzę od kandydata i ją zweryfikować, czy ona jest poprawna. Można tutaj też się wspomagać sztuczną inteligencją, natomiast jesteśmy zdani i tak na to, czy ta sztuczna inteligencja nas gdzieś tam troszkę nie oszukała, no bo nie mamy tego weryfikacji, tego czynnika ludzkiego. Kiedy już zdecydujemy się na zatrudnienie właściwej osoby, dopniemy warunki finansowe, dopniemy sposób współpracy i tak dalej, nie zapominajmy o tym, żeby poinformować wszystkie pozostałe osoby, które brały udział w procesie, że proces zakończył się, że dziękujemy im za poświęcony czas, no ale niestety nie one zostały wybrane na to stanowisko. To jest bardzo ważne, żeby okazać szacunek wszystkim osobom, które wzięły udział w procesie rekrutacyjnym. A idąc już dalej, jeżeli zatrudniliśmy nową osobę, to pamiętajmy o tym, aby w odpowiedni sposób przygotować się do jak najpłynniejszego wprowadzenia jej w działania firmy. Wybierzmy na to odpowiednią datę, zarówno dla nas, jak i dla nowego pracownika. Zadbajmy o to, żeby stanowisko pracy było odpowiednio wyposażone. Zadbajmy o to, żeby taka osoba w momencie, kiedy przyjdzie do pracy, nie odczuwała jakiegoś ogromnego dyskomfortu z tym, gdzie się znajduje. I jak to zrobić, żeby nie odczuwać dyskomfortu w nowym miejscu pracy? Oczywiście do tego potrzebne są procesy onboardingowe, ale to już historia na zupełnie osobny odcinek. W jaki sposób stworzyć proces onboardingowy w e-commerce i nie ponosić dużych strat? Bo to jest strata czasu. Wdrożenie nowego pracownika jest zawsze stratą czasu i pieniędzy. Dlatego, że dopóki on się nie wdroży i nie zacznie efektywnie pracować, nie zacznie zarabiać, to niestety tak wygląda. Dlatego procesy onboardingowe są bardzo ważne. Ale to zupełnie osobny temat i myślę, że o nim powstanie osobny odcinek. Szukając odpowiedniego kandydata, nie zapominajmy o tym, że każda organizacja ma swoją wewnętrzną kulturę. I to jest właśnie ten moment, kiedy najczęściej występują problemy w rekrutacjach, które nawet zostały merytorycznie przeprowadzone w sposób prawidłowy. Zrekrutowaliśmy naprawdę wartościowego, merytorycznie wyszkolonego człowieka, ale cały proces rekrutacji rozbił się o to, że zatrudniliśmy osobę chociażby z wybujałym ego. A osobę, która nie potrafi odnaleźć się w młodym zespole, w zespole starszym wieku, nie potrafi pracować z osobami innej orientacji seksualnej, no przeróżne mogą być powody tego, że ktoś się z kimś nie dogada. I jeżeli na etapie rekrutacji tego nie wyłapiemy, tego nie wychwycimy, no to możemy mieć potem spore problemy. No i finalnie straty, dlatego że, tak jak wspominałem, każda nieudana rekrutacja to jest strata finansowa, strata czasowa. Tak więc podsumowując, pamiętajmy o tym, że to czy rekrutacja zakończy się sukcesem i nowo zatrudniony pracownik będzie spełnił nasze oczekiwania, niekoniecznie zależy tylko i wyłącznie od pracownika, którego zatrudnimy, ale w dużej mierze zależy to od nas, od osób, które tą rekrutację przeprowadzają, dlatego że możemy się do niej odpowiednio przygotować, odpowiednio ją przeprowadzić, odpowiednio ją domknąć i płynnie z rekrutacji zamkniętej przejść w procesy onboardingowe i powitać na pokładzie nowego, zadowolonego pracownika. Jeżeli ten odcinek Ci się podobał, to możesz zostawić komentarz, możesz kliknąć tam tą łapkę, będzie to wszystko dla mnie bardzo cenne, no dlatego że im więcej tego będzie pod tym filmem, tym bardziej ten film gdzieś tam będzie promowany przez algorytmy, a o to generalnie w tym wszystkim chodzi, żeby do jak największej liczby osób te materiały docierały. To tyle w dzisiejszym odcinku, dziękuję Ci za jego obejrzenie, wysłuchanie, do zobaczenia w kolejnym, cześć!”